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做到这3点,轻松应对职场沟通

 

我们总认为,沟通好坏由个人性格决定,谈的好就是志同道合,谈崩了就是话不投机。或许会羡慕那些可以随时与陌生人建立联系的高人,但只把它归功于高人的人格魅力。

而我们自己,或许是内向,或许是只会做事不善说话,总之是做不到见人说人话,见鬼说鬼话的。偏偏有时候还自诩为心思简单,朴实可交,没有那些弯弯绕绕,洋洋得意的去批判世人眼中的高情商,还不就是虚伪。却不想朋友常常因为你的直爽而变脸,却因为是朋友只能憋气在心中。

也许正因为沟通全方位覆盖我们的工作和生活,让我们恰恰忽略了做好沟通的基本言行。交谈过程中,我们对不认可的观点迫不及待的反驳;聊到不感兴趣的内容选择性的忽略;误解了对方的意思让自己不开心等等,这些很多我们以为理所当然的沟通行为,其实都是可以避免的。

沟通圣经》 这本书就详细的介绍了在日常沟通包括商务沟通中被我们忽视的技巧,帮助我们全方位增强沟通能力。
沟通圣经》畅销英国三十余年,我读的这本是2015年12月出版的,已经是第5次修订再版,作者尼基·斯坦顿,是一位杰出的咨询顾问,一直从事沟通能力培训的工作,有着丰富的实践经验和扎实的理论基础。

他在书中详细解说了“听说读写”在所有可能的沟通情境下所需要的沟通技巧,并且告诉我们如何掌握其中关键。包括电话、谈话、会议、演讲、简报、写信、报导、问卷、电子邮件等实用场景,事无巨细的向我们阐述如何克服不同场景下沟通中的挑战,进行良好的“自我发展”与“职业生涯发展”。

沟通圣经》作为一本全方位的沟通技巧,概括了沟通中的方方面面,我初看时因为它的琐碎而昏昏欲睡,细看之后却因为它的全面而惊叹。这是一本沟通菜鸟的行动指南,也可以作为社交达人的万能灵药。

做到这3点,轻松应对职场沟通

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我将书中内容整合为三个方面的技巧,帮助我们更好的完成沟通工作:

  1. 做好沟通前的准备,避免过分紧张;
  2. 认真倾听,准确表达,让沟通事半功倍;
  3. 高效的输入,精准的输出,优雅的解决工作烦恼;

做好沟通前的准备

我们经常会听到自己或是别人说“我不是这个意思啦”或“你好像没弄明白我的意思”,好像人与人之间总是存在沟通障碍。尼基·斯坦顿指出了影响沟通的几个障碍因素:

  • 感受不同:不同的环境、文化、职业、社会地位等等都会影响我们对世界的感知;
  • 妄下结论:只接收了片面观点就迫不及待下结论;
  • 刻板印象:容易犯经验主义错误;
  • 缺乏兴趣:对于我们不感兴趣的事物就拒绝交流;
  • 缺乏知识:无法理解对方说的话;
  • 表达困难:无法用言语表达自己的思想;
  • 情绪影响:沟通过程中情绪波动太大也会导致误会;
  • 个性不合:总有些人会因为傲慢的态度导致沟通失败.

这些阻碍沟通的因素大多都是由我们的主观感受所导致的。为了更好的沟通,我们应该放下偏见,不懂就问,采用积极客观的态度,控制住自己的情绪,还要努力充实自己,不要在有人聊却无话可聊的地步才想起原来是自己的知识不够。

除了改善这些主观情绪外,尼基·斯坦顿也给了一条沟通定律:三思而后行。

首先,不要在毫无准备的情况下去找人面谈,即使你是被约见的那个,除非是突然袭击,多数情况下对方会提前通知你交谈的内容。为了让沟通更具效率,并完美的达成目的,你需要有充分的准备。

所以,沟通之前我们先问问,这次沟通的真正目的是什么?我沟通的对象是什么人?对我说的信息了解吗?我将在什么地方什么时间与对方沟通比较适宜?我需要说什么?对方需要知道什么?我该以何种方式去传达信息?

正式回答过这些问题,你会对这次的沟通有个大致的了解。牢记这次沟通的目的,当话题不可避免的拐到别处去,及时拉回来,不要让话题越扯越偏。确保沟通的效率。

举个例子,工作中我们经常需要通过打电话来快速收集信息,无论是同事还是客户,若是你没有想清楚需要哪些信息,无法判断哪个部门或是哪家机构可以收集到你要的信息,就贸贸然打电话去问,很有可能来回好几次对谈对方仍然不了解你的意思,对方会不耐烦,而你也越来越焦急,偏偏越急就越说不清楚你的目的,最后只能是一场失败的沟通。

还有,我们作为职场人,都经历过求职面试。而要想获得面试的成功,前期的准备是重中之重。《沟通圣经》中专门用一个章节讲述了求职面试的技巧。总结来说就是两个了解。

  1. 了解公司: 可以从网络,公司发的面试邀请中带的资料,或是向朋友同事询问等方式去了解公司的大小、基本业务是什么、员工有多少、年营业额、行业是否有前景、CEO是谁、有无培训机会等。根据了解的情况准备一些问题,可以在面试中适当提出。
  2. 了解自己:了解自己的长处,以谦逊的方式表达自己的优点。面试中通常会问到你觉得自己有哪些优点和不足,是否能胜任这份工作。你可以准备几个工作上的例子去描述,从中表现出你的优秀特质。至于弱点要勇于承认,态度真诚,但是要告诉对方已经采取措施去弥补。

有了充足的准备,会消除在正式面谈中产生的紧张感,还可以加大成功的几率。


认真倾听 准确表达

从当今多数的沟通技巧训练课程来看,基本上重点都放在了如何锻炼传达信息的能力上,但沟通是双方面的,一方在传达信息的同时,另一方在接收信息。并在沟通过程中频繁互换角色。换句话说,沟通除了需要具备表达方面的能力,接收方面的能力同样需要加强,面谈中就是倾听的能力。

有研究表示,白领在沟通中听说读写的时间花费比例,有45%在听,30%在说,16%在读,9%在写,而一般人在听完话之后只记得50%的内容,三天之后只记得原来内容的10%。

你能不能认真点听我说”“我的话你听进去没啊”“可以先听我说完吗”我们好像一直主动或被动的受着这样的困扰。当我们听不进别人说的话时,我们会怪对方表达弱,枯燥无趣味,而当别人也总是听不进我们说的话时,我们也会苦恼失望,难倒我说错了吗?

其实问题也不全是在表达的那一方。若是你作为倾听的一方,问问自己,你真的有在认真倾听吗?倾听时你没有走神吗?你因为对方的外表忽略了他说话的内容吗?你因为偏见就否定了对方的观点吗?这些都是我们在倾听过程中的常见现象。

要想做到良好的倾听,最简单的做法就是专心。人的注意力是会不断起伏的,我们从经验就可以看出,要分心是多么容易。尼基·斯坦顿指出,大多数人的专心曲线都是一开始走高,然后随着谈话内容逐渐下降,到了结尾再升高,因此我们要在中间部分努力保持专心。

而要保持专心,就不要过多的去注意说话者的服装、外貌、表达方式以及一些视觉化的元素,将注意力集中在说话者表达的内容上,找出信息中与你兴趣有关的地方,划出重点,带着中立而批判的态度,仔细衡量各种证据的价值与主题背后的逻辑基础。必要的时候将重点和特别的例子做好笔记,避免很快被遗忘。

此外,若是面对面的交流,需要给对方适当的回应,例如点头,眼睛注视对方表示正在等待下文,还可以适当总结对方的话并抛出问题,引导说话者更深入的交谈。特别注意的是,别人正讲的兴起时,无论你多么不同意对方的观点,请不要随便插话,这是对对方的尊重。

但是说到维持听众的注意力,却不仅仅是靠听者自己的意愿就能实现的。恐怕说话者要付更多的责任。这就关系到说话的技巧。《沟通圣经》中讲解了我们在谈话过程中需要做到的4个说话技巧:

  • 灵活:根据周边发生的情况随时调整说话内容。耳听八面,眼观四方,不要一味的沉浸在自己的内容中,将自己的观点巧妙融合在周边环境中,能引起倾听者的共鸣,加强对方的倾听意愿。
  • 悦耳:用词周到有礼,积极正面,全程保持微笑表现友善。
  • 清晰:全身放松,说话清晰有力,表达无误。
  • 感情:说话语调要抑扬顿挫,切忌单调无变化,注意停顿和节奏,语调会传达出你的情绪。能够感染对方。

然而,在面对面交流中,语言不是唯一的沟通方式。我们说的言行一致,是除了言,还有行。也就是《沟通圣经》中所提到的“非语言沟通”。其实多数情况下我们并不能做到言行一致,我们常常口是心非,却被不经意的动作泄露了真实想法。

尼基·斯坦顿说:非语言沟通是一个我们在自己身上最看不到、在别人身上最看的到沟通渠道。

这牵涉到人际互动背后的心理学知识,通过了解这方面知识,我们可以运用有效的方法增进工作生活中的人际关系。比如说沟通中的眼神接触,不看对方的眼神可能会传达很多负面消息,像我对你不感兴趣,我不喜欢你,我对自己不是很有信心,我对自己说的话没信心,不要相信我说的话等等。

充分了解人们行为背后发生的含义,就等于了解了对方真正的态度,进而可以在沟通过程中适当调整,保证沟通有效进行。


高效的输入 精准的输出

我们早已处于信息爆炸的时代,无论是工作还是生活中,每天都有铺天盖地的信息朝我们涌来。特别是在工作中,大量的文件需要翻看,必要时还必须给上司主管做回复。而如果我们连阅读信息的时间都不够,更不用说要以更简洁但全面的观点去答复主管,然后等着我们的就是加班了。因此,高效的阅读很有必要。

不同的内容应该采用不同的阅读速度,《沟通圣经》提到了阅读的3个目的,一是消遣娱乐,比如看小说散文等;二是获取信息,目的是为了解决某个难题;三是评判他人的想法和意见以形成自己的观点。

很显然,消遣本来就是为了享受读书带给我们的愉悦,细细咀嚼才能品味其中。《沟通圣经》讲解的阅读方面的技巧是为了解决的是后面2个目的,为了信息和判断进行的阅读,更好的利用你的时间。

想一想平时阅读时,是否喜欢一字一句默读,是否会想要弄清楚每个词甚至每个字的意思,有时候我们会在一个地方听停留很久,可能是这段有意思,也有可能是这段讲的比较复杂,需要时间去消化。这些都妨碍了我们阅读的速度。

尼基·斯坦顿在书中提到:你应该在大致了解整体的内容与结构之后才开始阅读。
换句话说,就是先整体,后局部。这样能帮你快速理清文章大意,即便有些地方一时看不明白,结合上下文也更容易理解。

那么该如何做呢?《沟通圣经》介绍了2种阅读方法。一个是浏览,一个是略读。

浏览就是快速扫视一遍你将要读的内容,寻找你可能在意的关键词,大致了解所读内容,评估其对你的价值。生活工作中你也会遇到这样的阅读方式,比如说查找通讯录中某一个名字,你不会每一个都仔细的去读,但是在页面上显示出你要找的名字时你往往会快速铺捉到。看报纸杂志时,你的眼睛也会在各个版面上随意浏览,并不仔细阅读,直到你找到你需要的那部分。

浏览的作用是让你对文章内容有大概了解并评估。浏览时你可以将内容分成三类,必要的,这部分需要仔细阅读,有用的,选择性阅读,不重要的,要果断放弃。

另外一种阅读方式是略读。略读是一种极具效率的快速阅读技巧,目的是让你掌握阅读内容的主旨和结构。《沟通圣经》介绍了略读的7条规则:

  1. 用最快的速度去读,不要默读;
  2. 看到有趣或不能理解的地方不要停;
  3. 先读标题,目录和总结以及文章中有视觉标记的地方,如加粗、斜体;
  4. 阅读篇章第一段,了解所要讲的主题;
  5. 阅读每一段的第一句,找主旨句,若第一句不是主旨句就读第二句,还不是就读最后一句。
  6. 将每段的主旨句按照逻辑顺序连起来,连起来可以清晰的表达主题说明主旨句找对了;
  7. 仔细阅读结尾的推论,结果和总结。

阅读效率,不是单指速度快,最重要的还是要记得住。《沟通圣经》介绍了SQ3R五步读书法:

第一步,纵览(Survey):运用浏览的方式,找到需要读的内容;
第二步,问题(Question):大致了解内容概要后,提出问题,内容主题是什么?作者运用了哪些论据支撑他的论点?
第三步,阅读(Read):运用略读的方法,反复阅读,由整体到局部,先概要再细节,找到问题的答案;
第四步,回忆(Recall):脱离书本材料将所学的东西记下来,若是困难就反复进行第3步;
第五步,检查(Review):对照书本材料检查第4步的笔记,查漏补缺。
说完输入,再说输出,一般输入输出是一整套流程,输出是将既有信息与自我经历体会融合,形成自己独有的一套知识体系,可以说,输入的是别人的知识,而输出的,是属于自己的观点和结论。

谈到写,好像比说更难。除非是专门靠写作为主的职业岗位,平常的工作因为接触的少,而写偏偏又是需要长期练习的,所以一旦要写个报告总结啥的,就会如临大敌。《沟通圣经》介绍了写作的步骤,让我们拿到有关写作的任务时,不至于慌乱所措,无从下笔。

  1. 第一步,搞清写作的目的。这篇文章或报告为什么而写?是写个谁看的?想写什么主题?需要注意的是,一篇文章或报告最好不要想写多个主题,方方面面都说到相当于什么都没说,交代清楚一个问题就好。
  2. 第二步,收集信息。可以从网络、参考书中找关于你主题的相关信息,也可以通过调研,或是在人之间的交谈中获取信息。尽可能多的去收集相关素材,这些都是你自己下笔的灵感来源,没有人能凭空捏造出无限观点和创意。“所谓创意,只是把原有的元素重新组合而已。”美国广告大师詹姆斯·韦伯·扬在《创意的生成》一书中说过。
  3. 第三步,整理信息。阅读并充分理解这些信息,并将这些信息分类。
  4. 第四部,排列顺序。就是为整理过的信息找逻辑关系。分别有时间顺序、空间顺序、重要性递减(增)、从简单到复杂、从已知到未知、因果关系、要点罗列这些逻辑关系,找到信息中的逻辑关系,将其串联起来。
  5. 第五步,制作大纲。将上述信息按上述步骤处理好后,大纲也基本成型了
  6. 第六步,撰写初稿。快速下笔,根据大纲先将自己想到的写下来,这是一个将碎片化的信息整合成一篇文章的过程,其中重点是你自己的观点和经历感悟。
  7. 第七步,编辑初稿并完稿。阅读初稿并进行修改,将不通顺的语句,不缜密的逻辑修改完善。

跟着这七步做下来,是不是感觉没有那么难于下笔了呢! 此外,为了让文章或报告更容易被理解和接受,《沟通圣经》介绍了行文的一些技巧:

  1. 忌长句,最好长短句交错进行
  2. 一段落一个主旨句
  3. 忌用生词,多选用常见字和词,易理解
  4. 不可太过口语化
  5. 用词简化,不重复
  6. 避免过多使用套话
  7. 要有实事求是的态度,不可言过其实
  8. 采用积极正面的说辞,不可消极负面
  9. 多用主动式,少用被动式

现如今,网络的发展丰富了人与人之间的沟通媒介,但是沟通的基本方式没变,“文字”和“行动”依然是我们所倚仗的。要想以最恰当的方式,准备的传达信息和情感,顺利达成沟通目的,来向《沟通圣经》学习听说读写全方位的沟通能力吧!


版权归作者所有,任何形式转载请联系作者。
作者:夏知夏至(来自豆瓣)
来源:https://book.douban.com/review/9412904/

做到这3点,轻松应对职场沟通:等您坐沙发呢!

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