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怎样列一份简单、重点突出、易执行的待办清单

怎样列一份简单、重点突出、易执行的待办清单

作者:古尔浪洼(来自豆瓣)
来源:https://www.douban.com/note/658772998/

几乎每个人每天都会列份待办清单,但能将待办清单列得简单、重点突出、易执行就非常不容易了。

甚至还有很多人,因为缺乏规划,待办清单列得不合理,执行时反而变成了累赘,不仅让自己变得疲劳,也不知道待办事项的重点在那里。

今天,我就列待办清单常见的错误做个简单的分析,并提供一些可供感兴趣的同学借鉴的方案供大家参考,尽量使得各位在处理工作时,能花最少的时间,完成最多的任务。

误区1:待办事项太冗长,没有重点

制定待办清点不应该只是记录成堆的工作,而是要考虑任务的重要性,从自己最能掌握的工作内容下手。

由于每项工作的准备过程即重要性是不一样的,因此在列待办事项清单时,不能只是草草写出来内容,而是要将工作的重要性最高的任务排在前面。

如果你在写待办清单之前,能都每项内容都有清晰的重要和紧急程度的判断,一次性按顺序写出来最好,如果不能的话,也没有关系,可以先把当天待办的事项列出来,然后再依据重要到次要,从紧急到不紧急的程度,排序。

如果你用的不是电子的to do list,而是手写在本子上,也没有关系,只要将最重要(或者最耗精力)的三项用重点符号标识出来,比如用▲。

这样做的目的,不仅能让自己快速识别工作的重要程度,也能够帮助自己提升工作效率。毕竟,每天的上班时间是固定的,也许可能做不完所有想做的工作,但至少,最重要的工作任务要完成。

实际上,列工作清单的目的之一,就是突出重点,卸载记忆负担,减少心理压力,又防止忘记的作用。如果工作任务太多,又不去区分重要性,不仅没有起到卸载记忆负担的作用,反而会给自己造成额外的心理压力,这样就本末倒置了。

误区2:待办事项不具体,无法执行

有些人在列待办事项的时候,没有具体的工作内容和清晰的截止时间,这样,反而使得自己在执行时,不知道从什么时候开始,耽误了时间,或者不能有效掌控进度,反而需要浪费额外的精力去赶工。

例如,在工作清单中写:完成改善提案。然后,却没有清晰确定自己要完成几个提案,要何时开始,何时结束。这样,在实际执行的过中,就没法清楚知道自己到底要大致花多长时间去完成这项工作,不知道何时开始思考,思考多久,要想几个提案,反而给工作执行增加了额外困难。

因此,在写待办事项时,要估算大致需要花费的时间,并在一天的工作时间内给其排序,然后把大致的时间分配写上去。

就像上面例子中提到的改善提案项,不妨用如下方式写:

15:00-16:00,整理并完成两份改善提案。

或:

整理并完成两份改善提案(15:00-16:00)

这样,在开列待办清单时不仅对自己整天的工作时间有规划,而且非常清楚地知道自己在某项任务上大致要花多长时间,在具体工作的时候,就能掌握工作的执行内容,方向,并让工作中要花的时间也在可控。

误区3:工作列的太满,任务之间没有缓冲,容易打乱节奏

虽然每天的大致工作模块是相同的,但具体的工作任务和情况却又有所不同,因此,在待办事项安排妥当后,往往还会有一些临时、急迫性高的工作需要立即处理。这时若是将待办事项的时间安排得太紧,便容易导致工作节奏被打乱。

工作清单原有的结构固然重要,但保持灵活性也是必须的,为了避免失去工作节奏,在待办事项的安排上可以多检视清单,比如,每隔1个小时,微调一下,微调时不必推翻原来清单重写,只需要在原有内容边做个标记,自己清楚哪些内容要提前,哪个项目的时间要压缩之类的,比如直接在待办项目前面用↑↓标识。

在实际的操作中,尽量在每天的工作安排时间之外预留出至少有一小时可运用在处理突发事务上,增加待办事项的灵活度,避免紧迫的待办清单制约,使工作更忙乱。

误区4:与个人成长目标不符,导致动力降低

工作动机往往来自于拥有自我的成长,许多人在某些工作阶段,都有对自己有所期许以及,也会有一自己的目标。但很多时候,列在待办事项里的工作可能与自己目标不符。因此,在检视待办清单时,不该只是将“该做”的工作列进去,而是去考虑每个工作背后的动机,是不是有助于自己达成自我成长的目标,尽量将工作内容和自己的成长目标合二为一,做到工作成长两不误。

有时如果实在是觉得工作太过疲累,待办事项众多难以达成的话,应该多留意一下自己列清单的思路和判断,原因多半是只将急迫性的工作列进清单,而未考虑自己是否真的想做,导致自己失去工作的热情。因此,在待办事项里,应适时列出利于自己职涯或工作成长的任务,加深成就感,这样,工作中就会自在很多,也容易让自己充满动机与热情,不再觉得待办清单只是捆绑自己的工具,而是自我成长的利器。

怎样列一份简单、重点突出、易执行的待办清单:等您坐沙发呢!

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